Un'azienda ha bisogno di un budget per comprendere al meglio quali saranno i suoi risultati e i flussi di cassa futuri. In questo modo, si dà alla “direzione” un'idea ragionevole di quanto può spendere e di quale sarà il reddito ipotetico. Queste informazioni possono essere utilizzate nei seguenti modi:

• La direzione dovrebbe autorizzare solo l'ammontare delle spese, per il quale ci sarà un importo compensativo dei flussi di cassa in entrata.
• Se i risultati effettivi iniziano a divergere dalle aspettative delineate nel budget, la direzione può adottare misure per modificare le spese in modo che siano conformi ai risultati preventivati.

Come si crea un budget aziendale? I passaggi seguenti forniscono indicazioni su come funziona il processo:

1. Struttura del modello. Inizialmente costruisci il modello di budget in modo che corrisponda alle voci che compaiono nel conto economico esistente. In questo modo, è quindi possibile prendere le informazioni sul budget nel modello e rilasciarle nel software di contabilità per produrre report di bilancio rispetto a quelli effettivi.
2. Entrate. Come punto di partenza, inserisci nel modello di budget l'importo delle entrate che l'azienda ha guadagnato nell'ultimo anno. Quindi considera i vincoli del business: disponi di liquidità sufficiente per finanziare miglioramenti organizzativi? C'è un collo di bottiglia nell'attività, che impedirà alle vendite di superare certi numeri? C'è un limite al ritmo con cui l'azienda può creare nuovi prodotti o aprire nuovi punti vendita? Qual è il livello di preparazione dei proprietari, nella gestione di un'azienda più grande? Tenere conto delle stime di vendita del personale addetto o della rete commerciale, che si trova nella posizione migliore per comprendere i probabili cambiamenti futuri nei livelli di vendita. Sulla base di queste informazioni, crea un nuovo livello di entrate a budget.
3. Spese di compensazione. Stimare il numero di personale necessario per operare ad un nuovo livello di vendita. Includere in questa stima i livelli retributivi necessari per attrarre e mantenere il corretto livello di esperienza in ciascuna posizione, nonché il costo dei benefici da erogare alla forza lavoro. Includere l'importo delle imposte sui salari associate alle nuove tariffe salariali. Questa diventa la parte di compensazione del budget.
4. Costo della merce venduta. Determina il margine lordo sulle vendite nell'ultimo anno. Questo importo dovrebbe rimanere lo stesso? Quali fattori potrebbero alterarlo? La maggiore concorrenza o la crisi di mercato, porteranno a prezzi ridotti e margini inferiori? Le limitazioni dell'offerta nel prossimo anno porteranno ad un aumento dei costi dei materiali? Gli aumenti dei costi possono essere trasferiti ai clienti? I costi di trasporto cambieranno? Sulla base di questi problemi, inserire nel modello una percentuale per il costo della merce venduta.
5. Costi di amministrazione. Inizia con i costi amministrativi dell'attività nell'ultimo anno e valuta come cambieranno nel prossimo anno. Sono previste variazioni del costo dell'affitto? Se l'anno prossimo ci saranno più dipendenti, che impatto avrà sui costi delle utenze?
6. Test di ragionevolezza . Rivedi il budget risultante per vedere se gli importi sembrano ragionevoli. È del tutto possibile che ci siano errori di logica o fogli di calcolo che richiedono una correzione.

Il risultato finale di queste discussioni è un budget aziendale approssimativo. Con il progredire dell'anno, potrebbe essere necessario modificare le ipotesi di bilancio, il che probabilmente porterà a modifiche. Queste modifiche saranno necessarie se si desidera mantenere il modello di budget pertinente come base di confronto con i risultati effettivi.